Помощь Юриста

Как правильно писать справки по кадрам что человек работал в организации

Pin
Send
Share
Send
Send


Получение льгот и выплат, подтверждение дохода - по этим и многим другим причинам работники периодически запрашивают в кадровом отделе справки и копии документов. И работодатель (а вернее, ответственное лицо) должен предоставить их в течение трех дней с момента подачи письменного заявления. Документы выдаются безвозмездно.

Порядок выдачи документов сотрудникам прописан в ТК РФ (ст. 62).

Какие документы может получить работник?

К числу документов и их копий, на которые может рассчитывать сотрудник, относятся:

  • копии или выписки из приказов о приеме, отпуске, переводе на другую должность, увольнении,
  • справка с места работы с указанием информации о зарплате и других сведений,
  • копия или выписку из трудовой книжки.

Могут быть предоставлены и другие документы. Их вправе запросить как настоящий, так и бывший работник организации. Уволенный сотрудник может получить документы в тот же срок по заявлению.

Правила оформления справок и выписок

Справки и выписки оформляются только на фирменных бланках организации, либо на бланках по формам, установленным законом (например, 2-НДФЛ). После их составления документы необходимо отдать на подпись генеральному директору. Без подписи такой документ не считается действительным. Вместо директора подпись может поставить другое лицо, уполномоченное на это.

Правила оформления копий

Копии трудовых книжек и приказов делает служащий кадрового отдела или другое лицо, заведующее кадровыми вопросами. Копии необходимо заверить - без заверения они не считаются действительными.

Под заверением подразумевается надпись "Верно" на каждой странице копии. На последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о трудоустройстве или переводе на иную должность необходимо прописать, что работник еще числится в организации.

Кроме того, необходимо указать должность лица, заверившего копию (это кадровик). Сотрудник кадрового отдела также оставляет подпись, расшифровку к ней (фамилию, имя, отчество), указывает дату выдачи копии и ставит печать.

Документы, с которыми возникают сложности

Существует ряд спорных ситуаций, с которыми сталкиваются работодатели и работники. Это касается выдачи следующих документов:

  • справок по форме 2-НДФЛ. Некоторые руководители отказываются выдавать данную справку, что противоречит не только Трудовому, но и Налоговому кодексу РФ,
  • характеристик с предыдущего места работы (работодатель не обязан предоставлять характеристику своему бывшему сотруднику, её предоставляют по усмотрению директора),
  • копий локальных актов, так или иначе связанных с трудовой деятельностью работника (это могут быть приказы о премировании, правила внутреннего распорядка и другие документы).

В статье 62 ТК РФ не прописан точный перечень документов, на которые может рассчитывать сотрудник, поэтому у работодателя нет достаточных причин для отказа.

Любые документы, связанные с трудовой деятельностью, работник может получить даже в том случае, если уже не числится в организации.

Административная ответственность за отказ или несвоевременную выдачу документов

При несвоевременной выдаче справок и копий, либо отказе работодателя работник вправе отправиться в трудовую инспекцию. После проверки она может наложить на организацию и ее руководителя штраф (в соответствии с КоАП РФ - ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12).

Юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму от 30 до 50 тысяч рублей. Индивидуальный предприниматель или руководитель организации - на сумму до 5000 рублей.

Штрафы предусмотрены в трех случаях:

  1. при отказе в выдаче документов,
  2. при просрочке,
  3. при платной выдаче (если в правилах трудового распорядка это прописано).

Любые действия, которые противоречат трудовому законодательству, могут повлечь за собой административную ответственность.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
- что проверяет трудовая инспекция и как подготовится к проверке

Какой должна быть справка с места работы для получения визы

1. Справка с места работы должна быть напечатана на фирменном бланке вашего предприятия, содержащем все реквизиты вашей фирмы (организации), адрес и контактные телефоны.

2. Справка составляется в произвольной форме, но должна в обязательном порядке содержать следующую информацию: вашу должность и ваш доход в месяц или средний доход из расчёта за год.

3. Справка с места работы должна быть заверена круглой печатью фирмы (организации) и подписью директора, а также желательно и бухгалтера. Если вы сами являетесь директором фирмы, то вашу справку может подписать зам. директора или любой другой сотрудник, обладающий правом подписи на таких документах - это будет корректней и правильно понято визовым офицером.

4. Помните! Большинство консульских отделов посольств любят проверять подлинность справок, прозванивая по номерам телефонов, указанных в реквизитах справки на предмет их реальности и в большинстве случаев, сотрудники посольств не представляются, и что немаловажно, сотрудники посольств имеют все возможности узнать - указан в справке офисный телефон или домашний.

5. Эффективнее будет, если вы приложите к справке с места работы свою личную визитку.

Образец справки с места работы

ООО "Работодатель" - (Полное название организации)

Выдана для предоставления по месту требования (возможно указание посольства, например: Выдана для предоставления в консульский отдел посольства Французской Республики)

От "__" _________ 20__ г.

СПРАВКА

Выдана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в ООО "Работодатель" с "__" __________ 20__ года по настоящее время в должности начальника всех начальников. Среднемесячная заработная плата составляет ( средняя сумма ) руб.

На время поездки во Францию с "__" ________ по "__" ________ 20__ года Иванову И.И. будет предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места.

Сферой деятельности ООО "Работодатель" является предоставление полезных услуг.

Генеральный директор ООО "Работодатель" ____________________ Сидоров Сидор Сидорович

Главный бухгалтер ООО "Работодатель" ____________________ Петров Пётр Петрович

Вариант справки с места работы для оформления въездной визы в страны Шенгенского соглашения и Швейцарию с целью деловой командировки или посещения выставки (не с туристической целью)

ООО "Пупкин и сыновья"

(должен быть фирменный бланк предприятия с указанием адреса и телефонов предприятия с кодом города)

Для предоставления по месту требования

Перечень предоставляемых документов

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

  • приказа о приеме на работу,
  • приказов о переводах на другую работу,
  • приказа об увольнении с работы.
2.2. Выписки из трудовой книжки.

  • о заработной плате,
  • о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование,
  • о периоде работы у данного работодателя.
2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 №56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон №1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ №9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ №51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 №76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с Указом №9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу №9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

записи

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

здравоохранения «Поликлиника № 2»

Принята на должность

Работает по настоящее время.

Специалист отдела кадров

Галкина М. Н. Галкина

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 №182н. Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета.Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Дата рождения 20 апреля 1985 г.

Профессия, специальность врач

Дата заполнения 08 мая 2011 г.

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

записи

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

Принята на должность

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 №192.

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 №5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.

  1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ № 51141-98).
  2. «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
  3. «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Pin
Send
Share
Send
Send