Помощь Юриста

Разделение отпуска на части

Pin
Send
Share
Send
Send


Это объясняется тем, что перед выходом в отпуск при использовании неотгулянных дней будут выплачены отпускные, расчет которых будет произведен исходя из среднего заработка, размер которого в новом расчетном периоде изменится. Таким образом, при отсутствии согласия работника на добровольный возврат излишне выплаченных отпускных правомерным будет не делать пересчет, чтобы не нарушать норм трудового законодательства. Кроме того, работодатель не допустит и нарушения норм налогового законодательства, поскольку не будет сторнировать удержанный при выплате отпускных подоходный налог.
При этом возникает ситуация, когда сотруднику удваивается доход, то есть к выплаченным ранее отпускным прибавляется размер заработка, начисляемого ему за фактические дни работы после досрочного выхода из отпуска.

Содержание:

Отзыв из отпуска

Главная → Бухгалтерские консультации → Отпуска Актуально на: 2 октября 2017 г. Ситуации бывают разные. И может случиться так, что вашей компании срочно понадобится работник, который находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. Тогда работодателю ничего не остается, как вызвать его на работу.
Отзыв из отпуска по ТК РФ возможен только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Если он несмотря на все ваши уговоры отказывается занять свое рабочее место до окончания отпуска, заставить его сделать это нельзя. Если же работник согласен выйти на работу, то неиспользованная часть отпуска по выбору работника должна быть предоставлена ему:

  • или в течение текущего рабочего года в любое удобное для него время,
  • или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст.

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска без перерасчета отпускных не запрещен нормами трудового законодательства. О том, почему пересчет отпускных в этом случае не производится, вы узнаете при прочтении данной статьи. Правила отзыва сотрудника из отпуска Необходим ли перерасчет отпускных при отзыве из отпуска? Как оформляется отзыв из отпуска Правила отзыва сотрудника из отпуска Согласно ч.

2 ст. 125 ТК России (далее по тексту статьи — Кодекс), отозвать сотрудника из отпуска работодатель сможет лишь в том случае, если тот сам согласится его прервать. При этом не допускается отзывать несовершеннолетних, беременных и занятых в опасных или вредных условиях труда сотрудников, даже если они против этого не возражают (ч. 3 той же статьи).

Можно ли отозвать работника из отпуска?

Это правило применяется ко всем видам ежегодных оплачиваемых отпусков – как к основному, так и к дополнительному. Отгулять дни отпуска, которые он проболел, сотрудник может либо сразу, либо потом – в удобное для него время. Чтобы сообщить о том, какой из этих вариантов выбран, он должен написать заявление в произвольной форме.

  • работники в возрасте до 18 лет,
  • беременные женщины,
  • работники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

Кстати, лиц, совмещающих работу и учебу, нельзя вызвать из дополнительного учебного отпуска. Далее речь пойдет о том, как отозвать работника из отпуска.

Когда из отпуска отозвалиа потом продлевается надо писать записку расчет

Причем в календарные дни включаются праздники и выходные. И этих разъяснений было бы достаточно, если бы не статья 136 ТК РФ «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы», которая вносит свою существенную лепту, сдвигая сроки в пользу работников: при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Совокупный анализ данных норм позволяет заключить, что хотя расчет в данном случае производится в календарных днях, если последний день выплаты выпадает на выходной, выплата должна производиться заранее.

Пример 1 Свернуть При классической пятидневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье оплата отпускных работнику, уходящему в отпуск с понедельника 27.05.2013, должна быть произведена не позднее четверга предшествующей недели 23.05.2013.
Тогда один документ будет отражать все интересующие нас события, предшествующие изданию приказа (так мы поступили при оформлении переноса отпуска по инициативе работодателя, ведь находящемуся еще на работе сотруднику легче показать докладную записку – см. Пример 6).

  • Далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись (приказы о переносе отпуска и отзыве из него в Примерах 8 и 11 составлены по единому «рецепту»). В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска, но этот вариант неправильный, т.к.

Предложение работнику выйти на работу составляется в произвольной форме. Например, оно может выглядеть так. Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп» Ведущему инженеру Сафронову С.А. Сообщение от 20.05.2016 № 3 В связи с производственной необходимостью и болезнью главного инженера проекта Селезнева А.П.
просим Вас дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 24 мая 2016 года. В соответствии со ст. 125 ТК РФ неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам в любое удобное для Вас время в текущем рабочем году либо может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год по Вашему желанию. Генеральный директор (подпись) Переверзев О.Н. Уведомление об отзыве из отпуска Прямо на таком предложении работник может указать, что согласен выйти с определенной даты на работу и когда он хочет воспользоваться оставшейся частью отпуска.

Значит, Зайцева должна выйти на работу 7 апреля 2015 года. Однако на практике нередко бывает, что написать заявление о продлении отпуска до его окончания сотрудник не может. Например, потому что продолжает болеть. Или же потому, что решил выбрать первый вариант (продлить отпуск сразу же после болезни), но приехать для оформления документов возможности не имеет.

О подобном сотрудники, как правило, сообщают по телефону. Как в таких случаях оформлять табель учета рабочего времени? Можно поступить так. Начиная со дня, когда сотрудник должен был выйти из отпуска, ставьте напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам (код НН).

А когда работник принесет больничный лист, исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска – коды ОТ или ОД.

Разделение отпуска на части

Статья 125 ТК РФ содержит правовую норму, позволяющую разделять ежегодный оплачиваемый отпуск на части. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части только по соглашению между работником и работодателем.

То есть трудовым законодательством не установлено количество частей, на которые можно разделить ежегодный оплачиваемый отпуск. По соглашению между работником и работодателем работодатель может предоставлять работнику несколько дней отдыха в счет очередного отпуска с условием сохранения среднего заработка, при этом оставшаяся часть отпуска должна быть не менее установленного ТК РФ минимального размера делимой части отпуска (раздел 4.3. книги), а общая продолжительность отпуска не должна превышать установленное количество дней.

По соглашению сторон работник вправе взять отпуск и на два календарных дня, например, субботу и воскресенье, поскольку в соответствии со статьей 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включаются только нерабочие праздничные дни.

Согласно Закону №90-ФЗ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, как и раньше, в число календарных дней отпуска не включаются, но теперь из текста статьи 120 ТК РФ исключена фраза «и не оплачиваются». Бухгалтера и раньше мучались с праздничными днями, теперь совсем запутаются, платить или не платить за эти дни.

Поэтому, в отношении данного вопроса следует ждать официальных разъяснений, в которых не исключено, что работники Минфина укажут, что раз обычно праздничные дни не оплачиваются, так и в отпуске за эти дни не надо платить.

Вправе работник взять отпуск, например, и по пять дней, не попадающие на выходные дни, хотя количество дней отпуска при этом увеличится, то есть календарные дни отпуска трансформируются в рабочие дни.

В случае, если работодатель не согласен с порядком разделения отпуска, предложенным работником, он не обязан предоставлять работнику отпуск в таком порядке.

При разделении отпуска на части работник пишет заявление, а в график отпусков вносятся необходимые изменения. Отметим, что вопрос об использовании отпуска по частям можно решить и при составлении графика отпусков.

При разделении отпуска на части одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). То есть продолжительность остальных частей отпуска не ограничена, работник лишь должен достигнуть соглашения по этому вопросу с работодателем и одна из частей отпуска должна составлять не менее двух недель.

Перенос и продление отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен в случаях (статья 124 ТК РФ):

¨ временной нетрудоспособности работника,

¨ в случаях выполнения работником в период отпуска государственных обязанностей, если трудовое законодательство предусматривает освобождение от работы,

¨ в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами.

Если перечисленные причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней. То есть ТК РФ предусмотрено автоматическое продление отпуска на число дней болезни работника. Присоединение оставшихся неиспользованными дней отпуска к следующему отпуску работником в одностороннем порядке не допускается. Для этого необходимо оформить отзыв работника из отпуска (раздел 4.1 книги).

Если же вышеперечисленные причины наступили до начала отпуска, то новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем.

Если работник в период отпуска ухаживал за больным ребенком или членом семьи, то отпуск не продляется.

Если работник заболел в период отпуска с последующим увольнением, то ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, а отпуск на число дней болезни не продлевается.

Работник обязан уведомить работодателя о своей болезни во время отпуска. Ведь в случае нарушения производственного процесса (по причине непредвиденного продления отпуска), к работнику могут быть применены предусмотренные законодательством меры дисциплинарного наказания.

Хотя, как уже отмечено, ТК РФ предусмотрено «автоматическое» продление отпуска, работодатель, как правило, издает приказ о продлении отпуска работника либо в графике отпусков в графе «Примечание» указываются реквизиты документа, послужившего основанием для продления отпуска (например, реквизиты листка временной нетрудоспособности).

Законом №90-ФЗ вводится новая обязанность работодателя по перенесению ежегодного оплачиваемого отпуска на другой, согласованный с работником срок, на основании письменного заявления работника в случае, если:

- работодатель своевременно не выплатил работнику отпускные (напомним, что отпуск оплачивается не позднее, чем за три дня до его начала - статья 136 ТК РФ),

- предупредил работника о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала (статья 124 ТК РФ).

Кроме того, в соответствии с новой редакцией статьи 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника,

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы,

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем может быть перенесен на другой срок (статья 124 ТК РФ) если предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя (при этом следует учитывать, что отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется).

Отметим, что причины переноса отпуска по инициативе работодателя должны быть объективными, чтобы у работников трудовой инспекции не возникло претензий к работодателю, например, для предотвращения либо устранения последствий производственной аварии.

Перенос отпуска оформляется приказом, а в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Более подробно с вопросами, касающимися различных видов отпусков, порядка их предоставления и документального оформления, а также порядка расчета среднего заработка для оплаты отпусков, в общем и особых случаях, разделения отпуска на части, переноса и продления отпуска, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Отпуска: типичные ошибки работодателя».

Что делать с выплаченными отпускными, если работника вызвали из отпуска?

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса (ТК) РФ, выплата денег на финансирование дней отдыха осуществляется до его начала. Когда сотрудник соглашается с предложением работодателя прервать свои выходные и приступить к исполнению обязанностей, возникает ситуация наложения оплаты за труд на уже полученный аванс за предстоящий отдых. Другими словами, происходит переплата.

Чтобы ответить на вопрос, при отзыве из отпуска возвращаются ли отпускные деньги, нужно обратиться к рекомендациям надзорного органа и требованиям закона:

  1. письмо №БС-4-11/190790 от 24.10.2013 Федеральной налоговой службы — ФНС. В документе разъясняется, что возникшая при отзыве переплата и высчитанный с нее НДФЛ сторнируются. Переведенные в разряд рабочих, выходные дни оплачиваются в обычном порядке с удержанием налога из начисленной заработной платы,
  2. статья 137 ТК РФ. В ней нет указания на уменьшение заработка на сумму переплаченных отпускных, отсутствует и требование об изъятии аванса, снижения его величины в обязательном порядке на размер зарплаты. То есть, без согласия сотрудника вернуть в кассу предприятия отпускные деньги не получится.

Из приведенных положений следует, что вызов работника с отдыха не влечет автоматического лишения его части выплаченных авансом отпускных — это будет нарушением трудового законодательства. Вывод не противоречит и разъяснениям ФНС, поскольку сторнировать НДФЛ также не придется.

Шаг первый. Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.
Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.
Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Пример 1. В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 года. Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И. Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?
Решение. Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И. Козловой необходимо:
— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу,
— передать эту записку директору на подпись.
Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.

Образец 1. Служебная записка об отзыве из отпуска

Не возражаю.
Отделу кадров
подготовить необходимые документы
Иванцов 28.08.2013 Генеральному директору
ЗАО «Салют»
Иванцову А.П.

В связи с болезнью старшего продавца И.К. Федотовой предлагаю отозвать из отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.

Заведующая магазином Козлова С.И. Козлова

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва,
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска,
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска,
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.

Уважаемая Анна Сергеевна!

Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов

Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.

28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Законные основания для отзыва из отпуска

Как правило, отзыв отдыхающего согласно приказу предприятия сотрудника, происходит по веским, обоснованным причинам. Наиболее частыми являются:

  • в компании осуществляется проверка, организованная налоговыми органами,
  • инвентаризация, требующая присутствия конкретного работника,
  • неполадки компьютерной системы (вызывают системного администратора),
  • возникновение форс-мажорных ситуаций,
  • ограбление, пожар и т.д.

Некоторые категории работников не могут быть вызваны из отпуска на рабочее место ни при каких обстоятельствах. Нарушением будет считаться даже факт их добровольного выхода. К таковым относятся несовершеннолетние граждане, беременные женщины, работники участков с вредными условиями труда.

Руководитель должен чётко осознавать, что отзывая их с отдыха, нарушает трудовое законодательство.

Нарушением закона также будет отзыв сотрудников при отсутствии их согласия. По закону РФ, если отозванный руководителем подчинённый не явился на рабочее место, никто не вправе наказать его.

Отзывать из отпуска сотрудника нужно только с его согласия, предварительно удостоверившись, что он не входит в категорию лиц, вызов которых из отпуска является незаконным.

Правила перерасчета и удержание НДФЛ

Чтобы не делать перерасчет отпускных при отзыве из отпуска, нужно внести соответствующий пункт в основание досрочного прекращения отдыха — приказ руководителя. В этом случае при использовании работником оставшихся выходных дней, бухгалтерия делает калькулирование из среднего заработка, определённого в новом расчетном периоде.

Если сотрудник изъявил желание перечислять излишне полученные деньги за отпуск, то бухгалтер придерживается таких правил:

  1. перерасчитывается базовый показатель — число дней, оставшихся от отпуска. На это количество умножают средний дневной заработок, чтобы получить сумму переплаты для внесения ее работником в кассу. Можно удерживать долг частями из будущего заработка,
  2. корректируется страховой взнос в ФСС — фонд социального страхования. Отзыв работника в начале месяца предполагает расчет взносов в ФСС по окончании периода. Если соотношение времени иное — возникает переплата, излишние суммы учитывают в будущих отчислениях. Пример: отпуск начат в июле, а отзыв — в августе. Излишек в отчете за первый месяц, будет сгорать при расчете за август,
  3. рассчитывается НДФЛ. В соответствии с п. 1 ст. 210 НК, вычеты из дохода работника по его распоряжению не делают налоговую базу НДФЛ меньше, а суммы для исчисления указывают без учета удержания их из зарплаты. В аналогичной ситуации бухгалтер зачтет переплату при зачислении НДФЛ в бюджет и сделает соответствующие проводки.

Шаг третий. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу — оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Письменное согласие А.С. Галкиной на досрочный выход из отпуска получено.
Как составить приказ об отзыве работницы из отпуска?
Решение. Приказ можно составить так, как показано в образце 3.

Образец 3. Приказ об отзыве из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

г. Москва 28 августа 2013 года

В связи с производственной необходимостью

Приказываю:
1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.
2. Оставшуюся часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней предоставить с 11 января 2014 года.
3. Главному бухгалтеру Е.П. Васильевой пересчитать отпускные и начислять А.С. Галкиной заработную плату начиная с 30 августа 2013 года.
4. Сумму переплаты отпускных зачесть в счет выплаты заработной платы А.С. Галкиной до полного погашения переплаты.
5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Основание: служебная записка заведующей магазином С.И. Козловой от 28.08.2013, согласие А.С. Галкиной на отзыв из отпуска от 28.08.2013.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Васильева Е.П. Васильева
28 августа 2013 года
продавец Галкина А.С. Галкина
28 августа 2013 года

Примечание. С 2013 года компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Как поступить с отпускными

Что делать с отпускными при отзыве работника из отпуска?

Самой большой проблемой является финансовая сторона.

За три дня до законного отправления на отдых, сотруднику были выплачены отпускные. С них были сделаны все необходимые вычеты.

Работник вернулся на рабочее место согласно приказу. Соответственно, с обозначенного в документе дня он больше не является отпускником.

Человек работает, ему начисляется заработная плата. То есть, получается, что в один и тот же день сотрудник получил двойную выплату.

В большинстве случаев бухгалтерия делает перерасчёт отпускных по отработанной схеме.

Есть ли возможность не делать перерасчёта?

Одним из путей является добровольный возврат сотрудником денег в кассу предприятия.

Согласно законодательству без согласия сотрудника изымать у него сумму отпускных предприятие не в праве.

Вторым путём может стать оформление выплаченных средств в качестве аванса будущей заработной платы.

Как и в первом случае, процедура осуществляется исключительно с согласия работника.

Какие бы действия не предприняли руководитель и подчинённый в данном направлении, они должны быть прописаны в приказе об отзыве.

Некоторые организации утверждают такой пункт в нормативных актах предприятия.

Любая форма возврата отпускных при отзыве сотрудника из отпуска должна производиться с его согласия.

Порядок возврата выплаченных средств

Законодательно обязанность сотрудника сдать излишек отпускных денег при досрочном прекращении отдыха не установлена. Но иногда работник изъявляет желание вернуть предприятию переплату средств за неиспользованные выходные дни. Существует порядок, предусматривающий процедуру взыскания.

  1. предприятие договаривается с работником об отзыве и о том, что он вернет часть выплаченных денег в кассу. Сотрудник пишет соответствующее заявление, на основании которого издается приказ,
  2. переплаченные отпускные средства переоформляются в аванс под будущую заработную плату. На лишние дни будет сделан новый расчет при уходе отозванного сотрудника в отпуск отдыхать оставшееся время,
  3. расчетная сумма удерживается из заработка работника по его заявлению и приказу руководителя. Особенность вычитания: производится она каждый месяц не больше, чем в размере 20% до полного погашения переплаты. Запрещено удерживать сумму из зарплаты отработанного периода полностью.

Образец приказа ничем не отличается от других распоряжений по предприятию: в преамбуле обосновывается необходимость отзыва сотрудника, в распорядительной части приводится план действий для кадровой службы и бухгалтерии. Назначается дата отзыва, дается указание о внесении изменений в график отпусков: в какой период будут предоставлены оставшиеся дни отдыха (по желанию работника).

Излагается порядок возврата части отпускных денег: «зачесть в счет будущей зарплаты». В конце документа указывается основание для его составления — «согласие сотрудника на отзыв из отпуска». Удержать отпускные деньги уже выданные работнику из его зарплаты, самостоятельно компания не может: письменное согласие отпускника является обязательным условием.

На практике наблюдаются различные подходы к взысканию переплаченных сумм при отзыве из отпуска. Случаются и принудительные действия со стороны администрации, но решения суда выносятся всегда в пользу работника.

+7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В графике укажите:
— в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск,
— графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска,
— графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.
Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
В разделе VIII «Отпуск» личной карточки укажите:
— вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск),
— период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год),
— количество календарных дней отпуска,
— даты его начала и окончания,
— основание предоставления и т.д.
Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:
— в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию,
— в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Шаг пятый. Пересчитываем отпускные, корректируем налоги и страховые взносы

Сумма начисленных и выплаченных отпускных включается в расходы по налогу на прибыль. Также она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому при корректировке отпускных придется пересчитывать и эти налоги и взносы.

Пересчет отпускных

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.
Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).
В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2 на с. 59). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3 на с. 60).

Пересчет НДФЛ

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.
Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.
В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.
На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года.
Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.
Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. х 14 календ. дн.).
Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. х 13%).
Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.).
Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.
За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. х 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. х 13%).
Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.).
В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).
Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:
Дебет 96 Кредит 70
— 14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска,
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы.
Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:
Дебет 44 Кредит 70
— 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь,
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5200 руб. — начислен НДФЛ.
Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.).
С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).

Пересчет страховых взносов

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.
Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.
Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.
Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисление пеней.
Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6, немного изменив их. Предположим, что компания уплачивает страховые взносы на травматизм по тарифу 0,2%. 31 августа на сумму отпускных, выплаченных А.С. Галкиной (1975 года рождения), бухгалтер начислил страховые взносы:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 3182,66 руб. (19 891,62 руб. х 16%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 1193,5 руб. (19 891,62 руб. х 6%) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 576,86 руб. (19 891,62 руб. х 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 1014,47 руб. (19 891,62 руб. х 5,1%) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 39,78 руб. (19 891,62 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм.
Какие корректировки нужно сделать в учете по сумме страховых взносов, если А.С. Галкина отозвана из отпуска 5 сентября 2013 года?
Решение. Сумма отпускных, начисленная за фактические дни нахождения в отпуске (10 календ. дн.), составила 14 208,3 руб. (1420,83 руб. х 10 календ. дн.). Страховые взносы, которые должны быть начислены на эту сумму, составили:
— 2273,33 руб. (14 208,3 руб. х 16%) — взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии,
— 852,5 руб. (14 208,3 руб. х 6%) — взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии,
— 412,04 руб. (14 208,3 руб. х 2,9%) — взносы на социальное страхование,
— 724,62 руб. (14 208,3 руб. х 5,1%) — взносы на медицинское страхование в ФФОМС,
— 28,42 руб. (14 208,3 руб. х 0,2%) — взносы на травматизм.
Суммы переплаченных страховых взносов бухгалтер должен сторнировать. 30 сентября 2013 года в учете ЗАО «Салют» будут сделаны проводки:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 909,33 руб. (3182,66 руб. х 2273,33 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 341 руб. (1193,5 руб. х 852,5 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 164,82 руб. (576,86 руб. х 412,04 руб.) — начислены взносы на социальное страхование,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 289,85, руб. (1014,47 руб. х 724,62 руб.) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС,
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 11,36 руб. (39,78 руб. х 28,42 руб.) — взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Облагаемую базу по налогу на прибыль уменьшают суммы:
— отпускных, учитываемых в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ),
— страховых взносов, начисленных на сумму отпускных, учитываемых в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ),
— взносов на травматизм, начисленных на сумму отпускных, и учитываемых в составе прочих расходов (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При методе начисления суммы отпускных включаются в расходы того месяца, к которому относятся (письмо Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Другими словами, если отпуск начался в августе, а закончился в сентябре, то отпускные за дни августа включаются в расходы августа, а за дни сентября — в расходы сентября. Страховые взносы полностью включаются в расходы в день их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ).
Очевидно, что независимо от того, в каком месяце работник отозван из отпуска (в месяце начисления отпускных или в следующем), корректировка базы по налогу на прибыль в части самих отпускных происходит автоматически: сторнированные суммы исключаются из расходов соответствующего месяца.
А вот страховые взносы, отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует восстановить в базе и пересчитать налог.
Если компания использует кассовый метод, то суммы отпускных и начисленных взносов учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если работник отозван из отпуска, налоговая база должна быть скорректирована на сумму переплаты как самих отпускных, так и начисленных на нее взносов.
При корректировке сумм отпускных и страховых взносов изменения нужно вносить в том месяце, к которому относятся отпускные и страховые взносы (письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463).
На наш взгляд, уточненную декларацию по налогу на прибыль при корректировке сумм отпускных и страховых взносов подавать не нужно. Ведь изменения связаны не с ошибкой бухгалтера, а с пересчетом отпускных из-за производственной необходимости (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Правила отзыва сотрудника из отпуска

Если возникла острая необходимость в работнике, находящемся на отдыхе, первое, что обязан сделать его руководитель, это связаться с подчинённым и согласовать с ним вопрос.

Получив отказ, руководитель не вправе предпринимать какие-либо действия.

Если коллега согласен прервать свой отпуск, на предприятии немедленно издаётся приказ.

Юристы рекомендуют руководителям оформлять согласие работника в письменном виде. Это не предусмотрено законодательством, однако, так предприятие обезопасит себя от трудовых споров, которые могут возникнуть в дальнейшем.

Согласие может быть оформлено одним из двух способов:

  1. работник пишет заявление-согласие в вольной форме,
  2. сотрудник делает в приказе отметку, например «согласен на досрочный отзыв из отпуска».

Сам приказ также оформляется в произвольной форме. Все изменения должны найти отражение как в штатном расписании, так и графике отпусков.

Нередко на практике случается, что руководство по обоюдной договорённости с работником осуществляет процедуру условно.

То есть, работник выходит на работу, что никак не отражается в документах, а затем «забирает» не использованные отпускные дни. Это, опять же, делается негласно.

Юристы остерегают от таких действий. Отзыв из отпуска должен быть отражён в документах предприятия.

Как обезопасить предприятие и сотрудника

Перерасчет отпускных: а нужно ли?

Даже если у работника и руководства сложились отличные отношения, не следует забывать, что это не исключает возможность возникновения трудовых споров, которые зачастую оборачиваются судом.

Как в интересах сотрудника, так и в интересах предприятия, каждое действие закрепить документом.

Даже для того, чтобы вызвать сотрудника на рабочее место, юристы рекомендуют написать служебную записку. Это документ, составляемый в произвольной форме. Желательно, чтобы в нём указывалась причина отзыва и были ссылки на законодательные акты.

В записке следует указать дату, с которой сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей.

В документе должны быть заверения, что отпуск можно будет догулять в удобное время и указания на то, что будет сделано с отпускными.

Работник, согласившийся на выход на работу, должен внизу документа написать, что согласен. Он также может высказать свои пожелания насчёт возврата отпускных дней и полученной суммы.

Следует знать, что день отзыва должен считаться рабочим и оплачиваться как рабочий.

Ни в коем случае нельзя отпускные засчитывать в счёт будущих дней отпуска, которые возьмёт работник.

Оставшиеся дни работник сможет взять согласно приказу. Как и установлено законом, ему оплатят их соответственно новому рабочему периоду.

Перерасчёт отпускных – правильный законный путь, который выбирает большинство предприятий.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Pin
Send
Share
Send
Send