Помощь Юриста

Каким должно быть положение об отделе кадров?

Pin
Send
Share
Send
Send


В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).

Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции – положение о кадровой службе (подразделении).

Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно, подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей).

Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.

Раздел «Общие положения» определяет:

  • место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации,
  • структуру службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание,
  • нормативную базу для деятельности службы (Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовые акты субъектов РФ по данным вопросам, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы РФ по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации, при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт),
  • наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.

В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел «Цели и задачи» конкретизирует цель деятельности кадровой службы, состоящую в реализации кадровой политики, которая направлена на обеспечение организации высококвалифицированными работниками для эффективного выполнения всех стоящих перед ней задач.

Раздел «Функции» – важнейший раздел, содержащий перечень всех выполняемых кадровой службой работ, сгруппированных по задачам:

  • составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам,
  • создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров),
  • подбор кандидатов и ведение резерва,
  • отбор на вакантные должности,
  • организация и проведение аттестации,
  • подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников,
  • оформление:

- приема на работу,

- трудовых книжек и их учет,

- справок, подтверждений места работы и стажа,

- служебных удостоверений и т.д.,

- для представления к награждениям и поощрениям,

- для пенсионного страхования,

- для назначения пенсии,

- учета личного состава,

Раздел «Права и ответственность» может включать перечисление следующих прав:

  • запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках,
  • требовать в установленных случаях предоставления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т.д.),
  • вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам,
  • решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности,
  • давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т.д.

Раздел «Руководство» устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.

Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например, она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:

  • с бухгалтерией – по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производится расчет и выдача причитающихся работнику сумм,
  • с юридической службой (юрисконсультом) – по сложным вопросам трудовых взаимоотношений,
  • со службой делопроизводства – по вопросам документирования и организации работы с документами,
  • с отделом автоматизации (IT-подразделением) – по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т.?д.), тоже должны быть регламентированы в положении.

Раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

Содержание:

Законодательное регулирование

Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.

Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.

Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.

Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

  • производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия,
  • вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее,
  • аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

  1. делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях,
  2. аттестация сотрудников в составе комиссии,
  3. оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников,
  4. кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек,
  5. подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского),
  6. разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

  • контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины,
  • требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия,
  • подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации,
  • контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

Можно воспользоваться аутсорсингом, так как в больших компаниях одним из инструментов развития бизнеса является работа в сфере кадров.

Положение о кадровой службе

"Кадровик. ру", 2014, N 1

ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Мы открываем новую рубрику, в которой будем рассказывать об основах кадрового делопроизводства. Начнем с вопросов, касающихся кадровой службы - ее создания, нормативного регулирования деятельности, структуры и состава.

В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).

Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции - положение о кадровой службе (подразделении).

Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно, подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей).

Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.

Раздел "Общие положения" определяет:

- место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации,

- структуру службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание,

- нормативную базу для деятельности службы (Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовые акты субъектов РФ по данным вопросам, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы РФ по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации, при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт),

- наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.

В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" конкретизирует цель деятельности кадровой службы, состоящую в реализации кадровой политики, которая направлена на обеспечение организации высококвалифицированными работниками для эффективного выполнения всех стоящих перед ней задач.

Раздел "Функции" - важнейший раздел, содержащий перечень всех выполняемых кадровой службой работ, сгруппированных по задачам:

- составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам,

- создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров),

- подбор кандидатов и ведение резерва,

- отбор на вакантные должности,

- организация и проведение аттестации,

- подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников,

приема на работу,

трудовых книжек и их учет,

справок, подтверждений места работы и стажа,

служебных удостоверений и т. д.,

для представления к награждениям и поощрениям,

для пенсионного страхования,

для назначения пенсии,

- составление и ведение графика отпусков,

- формирование и ведение личных дел работников,

- анализ текучести кадров,

учета личного состава,

- контроль соблюдения трудовой дисциплины.

Раздел "Права и ответственность" может включать перечисление следующих прав:

- запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках,

- требовать в установленных случаях представления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. д.),

- вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам,

- решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности,

- давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т. д.

Раздел "Руководство" устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.

Раздел "Взаимоотношения (служебные связи)" регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например, она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:

- с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производятся расчет и выдача причитающихся работнику сумм,

- с юридической службой (юрисконсультом) - по сложным вопросам трудовых взаимоотношений,

- со службой делопроизводства - по вопросам документирования и организации работы с документами,

- с отделом автоматизации (IT-подразделением) - по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т. д.), тоже должны быть регламентированы в положении.

Раздел "Организация работы" может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

Скачать образец документа

об отделе кадров предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее - "отдел") является структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно __________________________________.

1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя предприятия N _____ от "__"___________ ____ г.

1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом руководителя предприятия.

Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя предприятия по представлению Начальника отдела.

1.4. Отдел в своей работе руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации,

- Трудовым кодексом Российской Федерации,

- федеральными законами Российской Федерации,

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,

- законами ________________ (указать субъект Российской Федерации),

- локальными актами предприятия,

- методическими материалами по управлению персоналом.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

- структура и штаты предприятия,

- правила внутреннего трудового распорядка,

- профиль, специализация и перспективы развития предприятия,

- кадровая политика и стратегия предприятия,

- порядок определения перспективной и текущей потребности предприятия в кадрах,

- источники обеспечения предприятия кадрами,

- состояние рынка труда,

- системы и методы оценки персонала,

- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров,

- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением,

- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия,

- организация табельного учета,

- методы учета движения кадров,

- порядок составления установленной отчетности,

- защита сведений и информации, составляющей государственную тайну или коммерческую тайну предприятия.

1.6. Отдел применяет в своей работе современные информационные технологии для работы с кадрами, средства взаимодействия и связи, рассматривает возможности внедрения передового отечественного и зарубежного опыта работы с персоналом, проводит социологические и психологические исследования, направленные на совершенствование организации труда, производства и управления, повышение продуктивности предприятия, во взаимодействии с другими структурными подразделениями добивается соблюдения правил и норм охраны труда.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет Начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят:

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3.1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.

3.2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

3.4. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

3.6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

4.1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

Обеспечение приема и расстановки молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

Организация совместно с руководителями подразделений проведения стажировки и работы учеников и молодых специалистов.

4.4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

4.6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.7. Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

Планирование и организация повышения профессиональной квалификации.

4.9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.10. Учет личного состава.

4.11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

4.12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

4.13. Ведение установленной документации по кадрам.

4.14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

4.17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

4.18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

4.19. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

4.20. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

4.21. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

4.22. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

4.23. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

4.24. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

4.25. Оформление и учет командировок.

4.26. Табельный учет.

4.27. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

4.28. Анализ текучести кадров.

4.29. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

4.30. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

4.31. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4.32. Своевременное выявление и конструктивное разрешение трудовых конфликтов.

4.33. Методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по кадровым вопросам.

4.34. Ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи по вопросам деятельности отдела.

4.35. Организация ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.36. В пределах компетенции отдела - защита сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.37. Ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к кадровой работе, не допускается.

5. ПРАВА ОТДЕЛА КАДРОВ

Отдел кадров для решения возложенных на него задач имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

- _____________________ (указать структурные подразделения),

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.

7.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за правильность оформляемых ими документов, их соответствие законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Содержание

Полноценное положение об ОК предприятия должно содержать следующие пункты:

  1. Общие положения. В первом (вводном) разделе указывается наименование подразделения, подчиненность руководству и организационная структура службы, а также выписки из процедур и документов, регламентирующих ее функционал.
  2. Цели, задачи и функции. Во втором разделе «Цели, задачи и функции» разъясняются цели создания службы персонала, устанавливаются задачи, выполнение которых обеспечивает выполнение целей, и непосредственные функции в сфере кадровой политики предприятия.
  3. Права. Полномочия ОК для достижения целей и задач представлены в разделе «Права».
  4. Взаимодействие. Раздел «Взаимодействие» определяет процедуру сотрудничества с остальными подразделениями предприятиями, включающую порядок получения и выдачи информации, выполнения приказов и распоряжений, а также обмена информацией с другими компаниями.
  5. Ответственность. Пункт «Ответственность» подразумевает определение степени ответственности начальника и сотрудников кадрового подразделения за исполнение своих обязанностей, возложенных должностными инструкциями.
  6. Заключение. В графе «Заключение» описывается процедура внесения поправок, дополнений и изменений в этот документ.

Положение составляется в нескольких экземплярах, а работники отдела ознакамливаются с ним под подпись.

Образец положения об отделе кадров можно скачать здесь.

Нюансы документа

Документ подлежит утверждению руководителем предприятия с указанием даты простановки подписи, после чего положение разбирается на экземпляры (минимум – 2 шт.), прошивается, заверяется печатями и подписями ответственных лиц.

Утвержденные экземпляры передаются на хранение:

  • 1 экземпляр – руководителю организации,
  • 2 экземпляр – в отдел кадров.

Срок действия положения устанавливается на предприятиях в индивидуальном порядке, рекомендуемый – 5 лет.

Вносить изменения в документ – зачеркивать либо вписывать нововведения – категорически запрещается. В разделе «Заключение» при разработке документа необходимо предусмотреть описание порядка внесения изменений, который может включать следующие шаги:

  • чтобы произвести правки в положении, руководитель предприятия может выразить свое решение в форме приказа, в котором указываются формулировки изменения фрагмента документа и «до», и «после»,
  • изменения вносятся в существующий документ в соответствии с имеющимися экземплярами,
  • с внесенными изменениями ознакамливают работников службы кадров и остальных сотрудников причастных подразделений предприятия под роспись.

Служба персонала является важной составляющей структуры любого современного предприятия, а ее многогранность и функционал отражается в положении об отделе кадров.

Данный документ разрабатывается в интересах организации на долгие годы, хотя и не является обязательным в соответствии с действующим законодательством, но послужит основой для реализации политики в области управления кадрами предприятия.

Посмотрите видео о кадровом учете:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Кто готовит документ

Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.
Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ. Юрисконсульт владеет необходимой правовой грамотностью. Он проследит за тем, чтобы содержание локального акта отвечало требованиям действующего законодательства. Делопроизводитель подскажет, как правильно оформить документ, как расположить на нем реквизиты, какие визы собрать до его утверждения.

Разделы Положения о кадровой службе

№ п/пНазвание разделаХарактеристика раздела
1Общие положения-Правовое положение кадровой службы в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации*, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется кадровая служба
2Основные задачи-Перечень направлений работы кадровой службы(например, ведение кадровой документации)
3Функции-Конкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов)
4Права-Перечень полномочий, которыми наделяется кадровая служба для нормального выполнения своих функций
5Ответственность-Определение ответственности руководителя кадровой службы: за что именно он отвечает
6Взаимоотношения. Служебные связиПорядок сотрудничества кадровой службы с другими-структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.)
7Порядок внесения изменений и дополненийПорядок внесения изменений и дополнений в Положение о кадровой службе

Из каких разделов состоит Положение

Приступая к разработке Положения о кадровой службе, вы должны помнить, что каждый работодатель по своему усмотрению решает, что включать в этот документ, а что оставить за рамками его рассмотрения, определяет его оптимальную структуру и объем. Какие разделы мы рекомендуем включить в Положение о кадровой службе и что именно в них указать, смотрите в таблице выше

.

Нужно ли согласовывать документ

На вопрос о том, следует ли согласовывать текст Положения о кадровой службе с кем-то из должностных лиц, ответим так. Это полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений.

Например, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника отдела труда и заработной платы. То есть на одобрение руководителей тех структур, с которыми кадровая служба взаимодействует особенно тесно. В этом случае на документе должна стоять виза согласования* должностных лиц. Причем виза юрисконсульта обычно ставится в самом конце списка.

Как утвердить документ и ввести его в действие

Положение о кадровой службе - это тот документ, который в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации. А потому на нем должен стоять гриф утверждения. И этого вполне достаточно. Никаких дополнительных приказов для придания документу юридической силы издавать не нужно. Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие. Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.

С Положением следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это нужно обязательно под расписку, при помощи оформления на документе визы ознакомления.

Как внести изменения

Как быть, если в действующее Положение необходимо внести изменения и дополнения? Действительно, такая необходимость в организации время от времени возникает. Например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в департамент по работе с персоналом. Или же для того, чтобы добавить кадровой службе новую функцию, допустим, подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников.

Скажем сразу, никакие исправления текста Положения в принципе невозможны. Зачеркнув слово или фразу и написав «Исправленному верить», вы только испортите документ. Для того чтобы внести в Положение поправки, руководителю следует принять соответствующий приказ. Формулировка в приказе, допустим, может быть такой: «дополнить раздел «Функции» пунктом 5.4, изложив его в следующей редакции: "Оформление и учет командировок"».

Мы рассказали о том, как правильно подготовить и утвердить в организации Положение о кадровой службе. В следующий раз поговорим о том, с какими еще внутренними документами приходится иметь дело кадровым работникам и по каким правилам такие документы оформляются.

Похожие публикации

Кадровая служба – отдел, без которого сложно представить деятельность компании. Однако в небольшой организации его может и не быть — работодатель имеет право не создавать отдел кадров. В зависимости от количества сотрудников, которые трудятся в компании и объема кадровой документации руководитель может принять решение поручить данные обязанности работнику организации в порядке совмещения должностей (например, выполнять отдельные функции кадровика может секретарь или бухгалтер), а также нанять стороннюю организацию на аутсорсинг.

Если было принято решение о создании собственной кадровой службы,руководителю организации необходимо определить структуру отдела, назначить его руководителя, рассчитать численность сотрудников. Законодательство не содержит определенных требований к количеству работников отдела кадров, штат и структуру отдела работодатель определяет самостоятельно.

Затем руководитель компании издает приказ о создании кадровой службы. Важным документом является положение об отделе кадров. Данный документ не является обязательным, однако помогает установить функции отдела, его основные задачи, определить место в структуре организации, порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Положение об отделе кадров

Оно может формироваться в свободной форме, но стандартно в него включаются следующие пункты:

  • общие положения, содержание правила создания, реорганизации или ликвидации отдела, а также указывается начальник, назначенный на должность на основании официального распоряжения директора фирмы,
  • задачи, заключающиеся в разработке кадровой политики, подборе и расстановке сотрудников, а также в контроле использования специалистов в различных подразделениях,
  • структура отдела,
  • функции, к которым относится формирование банка данных, обеспечение приема и размещения новых работников, создание резерва, проведение аттестации и выполнение множества других действий,
  • права каждого сотрудника отдела,
  • ответственность за нарушение положения или трудовой дисциплины,
  • правила служебного взаимодействия, так как работники службы сотрудничают с представителями других подразделений по вопросам, касающимся отпусков, увольнения или перевода, оформления отчетностей или юридических проблем.

Документация детально изучается и подписывается руководителем предприятия.

Об отделе персонала

Данное положение часто используется в крупных компаниях.

Таблица 1. Включенные разделы.

Разделы документа

Содержание

Указывается, что отдел выступает самостоятельным подразделением предприятия, а также формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя. Возглавляется раздел начальником, назначаемым с помощью официального распоряжения директора. Отдел при функционировании ориентируется на законодательство РФ, приказы гендиректора, а также руководство по стандартам.

Она утверждается директором, а также состоит из одного подразделения. Число работников устанавливается штатным расписанием.

Они заключаются в реализации политики фирмы, разработке системы оплаты и премирования, программ обучения, обеспечении компании работниками.

Отдел наделяется многочисленными функциями, причем регулярно вносятся руководителем дополнительные пункты, не противоречащие должностной инструкции кадровиков.

Специалисты могут проводить совещания, принимать на работу сотрудников, требовать материалы от других отделов или вести переписку со всеми работниками.

Во время работы они должны учитывать требования законодательства, соблюдать трудовую дисциплину, ответственно подходить к должностным обязанностям, а также обеспечивать сохранность имущества.

Внимание! Если гражданин хочет работать в кадровом отделе, то он предварительно знакомится с положением под подпись.

Видео с функциями отдела:

Цель работы подразделения

Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.

Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.

Задачи подразделения

Отдел кадров решает множество задач, к которым относится:

  • правильный подбор новых сотрудников,
  • определение количества рабочих мест в компании,
  • расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента,
  • расчет отпусков,
  • передача сведений о каждом сотруднике в бухгалтерию,
  • организация отбора новых сотрудников,
  • найм специалистов, обладающих нужным опытом и квалификацией,
  • формирование штата,
  • разработка специальных планов, на основании которых работники строят карьеру,
  • формирование кадровых технологий.

Внимание! Специалисты кадровой службы обязаны регулярно передавать в ПФ, ФНС и другие государственные инстанции сведения о кадрах.

Функции кадровой службы

Работники отдела кадров должны справляться с многочисленными функциями. К ним относится:

  • формирование плана комплектации штата новыми кадрами, для чего учитывается программа развития фирмы,
  • прием, перевод или увольнение сотрудников без нарушения положений ТК,
  • учет сотрудников,
  • хранение и внесение записей в трудовые книжки,
  • заполнение бумаг на основании правил делопроизводства,
  • исполнение распоряжений руководителя,
  • анализ текучки кадров и состава штата,
  • проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников,
  • формирование резерва,
  • создание предложений, направленных на улучшение использования рабочих мест,
  • выявление параметров, на основании которых работники могут рассчитывать на поощрения или премии,
  • предоставление вакансий при сокращении или переводе специалистов,
  • контроль над трудовой дисциплиной и выполнением инструктажа,
  • ведение отчетов.

Внимание! Каждый отдел компании при появлении необходимости в новом сотруднике формирует специальную заявку, отправляемую в кадровую службу, на основании чего начинается поиск специалиста.

Структура отдела

Она может значительно отличаться в разных компаниях, так как на нее влияют факторы:

  • размер предприятия,
  • численность работников,
  • задачи, которые ставятся руководителем перед работниками службы.

Внимание! В небольших компаниях все вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства, решаются бухгалтером или вовсе секретарем директора.

Но в крупных организациях, которые нацелены на развитие и расширение штата, требуется полноценный отдел. В нем работают разные специалисты, занимающиеся делопроизводством, охраной труда, адаптацией, рекрутингом, обучением сотрудников, назначением льгот или иными действиями.

История создания

Впервые управление работниками потребовалось в Англии, для чего люди одной деятельности объединялись в гильдии. Обычно это относилось к плотникам, каменщикам и иным ремесленникам. Деятельность гильдий была направлена на улучшение труда своих членов.

В России в 1918 году введена трудовая повинность, для чего утверждался Кодекс законов, касающийся труда работников. За счет таких изменений проводится учет занятости населения, а также предотвращались митинги и саботаж буржуазии.

В 1925 году на основании реформы биржи труда отменился обязательный найм через трудовую инспекцию. В 1930 году созданы первые отделы кадров, что стало дополнительным способом устранения безработицы.

Виды и создание кадровой политики

Отдел кадров обязан разрабатывать политику, на основании которой трудятся кадровики.

Таблица 1. Виды политики.

Наименование

Описание

Работа кадровиков заключается только в ликвидации каких-либо негативных последствий неправильного набора сотрудников. Не проводятся прогнозы и не применяются новые средства оценки труда и работников.

Заключается в составлении прогнозов, антикризисных программ, а также в оперативном реагировании на разные проблемы.

Направлена на создание регулярных прогнозов.

Основная цель заключается в анализе причин возникновения кризиса или разных проблем. Поэтому удается быстро локализовать кризис и предотвратить повторение негативных ситуаций.

Допускается сочетать черты нескольких видов политик.

Видео о кадровой политике:

Этапы формирования политики

Кадровая политика строится на основании нескольких этапов:

  1. Постановка цели и нормирование процесса. Для этого учитываются цели и принципы работы всей организации, а также стратегия развития.
  2. Программирование. Оно заключается в разработке программ, благодаря которым будут достигнуты поставленные цели.
  3. Мониторинг работников. Процедура выполняется с помощью диагностики и прогнозирования.

Политика формируется работниками кадровой службы, но под контролем назначенного начальника.

Кадровые мероприятия и стратегия

Чтобы достичь поставленных целей, используются специальные кадровые мероприятия. Для этого важно реагировать на изменения окружающей среды, пользоваться стратегическим планированием и применять имеющиеся возможности.

Мероприятия могут значительно отличаться, так как зависят от выбранной стратегии, кадровой политики и уровня планирования.

Кадровые технологии в государственных организациях

На государственном уровне формируется кадровая политика отдельного органа власти, а также каждого звена. Основная задача внедрения технологий заключается в формировании цели, зависящей от стратегии развития страны. Это позволяет поставить задачи и выявить проблемы, решаемые с помощью отдела кадров.

Внимание! На уровне государства политика учитывает наличие внутренних ресурсов, традиционных устоев и возможностей внешней среды.

К самым популярным технологиям, используемым на государственном уровне, относится кадровый конкурс, проводимый в открытом виде, аттестация работников, внедрение образовательных программ, реализация квалификационного экзамена, а также разработка методик мотивации и стимулирования сотрудников.

С бухгалтерией

Совместно решаются вопросы, касающиеся оплаты труда сотрудников. В бухгалтерию передаются документы, на основании которых принимаются или увольняются специалисты. Дополнительно передаются бумаги, имеющие отношение к командировкам, отпускам, штрафам или поощрениям.

Требования к отделу

Подразделение должно отвечать некоторым простым требованиям:

  • наличие актуальных знаний у всех работников,
  • подготовка методических материалов,
  • возможность проводить анализ рынка труда или иных показателей,
  • наличие оптимального количества сотрудников для мониторинга и контроля,
  • применение специалистами современных методов оценки,
  • возможность для переобучения и повышения квалификации.

Внимание! Перед наймом нового кадровика оценивается его образование, опыт и личные качества, позволяющие выявить соответствие требованиям всей службы.

Оценка эффективности работы

Для определения эффективности функционирования кадровой службы учитываются факторы:

  • следование работников правилам и нормам, установленным на законодательном уровне,
  • ориентация на улучшение положения персонала компании,
  • открытость к внешним факторам влияния.

Внимание! Основной целью подразделения выступает повышение качества кадрового потенциала, для чего постоянно улучшается квалификация и навыки работников.

Численность работников

Количество кадровиков зависит от размера компании, числа сотрудников в фирме, а также иных факторов. Поэтому целесообразно пользоваться формулой:

Численность отдела кадров = трудоемкость работ / фонд рабочего времени одного сотрудника

Руководители предприятий обычно пользуются интуитивным подходом к подсчету числа кадровиков.

Кадровая служба предназначена для найма, перевода или иного взаимодействия с наемными специалистами. Она может обладать разной структурой, а также наделяется различными функциями и задачами, определяемыми руководителем компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Открыть документ в галерее:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется руководителю организации (заместителю руководителя).

1.2. В своей деятельности кадровая служба руководствуется законодательством о труде, актами Президента и Правительства, приказами и распоряжениями руководителя организации, а также настоящим положением.

1.3. Кадровая служба работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями организации.

2. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Основными функциями кадровой службы являются:

2.1. Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров.

2.2. Текущее и перспективное планирование потребностей организации в кадрах.

2.3. Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования.

2.4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников организации.

2.5. Организация системы учета кадров, их движения внутри организации, анализ их текучести.

2.6. Организация планирования и проведения аттестации кадров.

2.7. Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров.

2.8. Создание кадрового резерва и работа с ним.

2.9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение.

2.10. Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров.

2.11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально-экономического развития коллектива.

2.12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.13. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации.

2.14. Осуществление табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков.

2.15. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками организации.

2.16. Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже.

3. РУКОВОДСТВО КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ

3.1. Кадровую службу возглавляет начальник, который назначается и освобождается руководителем организации.

3.2. Начальник кадровой службы:

- руководит деятельностью кадровой службы,

- несет ответственность за ее результаты, состояние трудовой и исполнительной дисциплины,

- утверждает план работы кадровой службы, контролирует его выполнение,

- обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений администрации организации,

- вносит администрации организации предложения об изменении структуры и штатной численности кадровой службы, о назначении и освобождении работников, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности,

- определяет содержание и объем функциональных прав и обязанностей сотрудников кадровой службы, организует работу по повышению их квалификации,

- в пределах своей компетенции подписывает документы и дает указания по вопросам работы кадровой службы.

4. ПРАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

4.1. Кадровая служба организации имеет право:

- принимать непосредственное участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации,

- проводить проверки в структурных подразделениях организации по состоянию работы с кадрами,

- получать от структурных подразделений организации необходимую информацию об условиях труда работников, их быта, текучести кадров, трудовой дисциплины и т.д.,

- вносить администрации организации рекомендации, направленные на сокращение и предупреждение текучести кадров, укрепление трудовой дисциплины, создание стабильных трудовых коллективов и повышение ответственности руководителей за состояние этой работы.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Работники кадровой службы должны строго хранить коммерческую тайну, полученную в результате выполнения ими своих обязанностей.

5.2. Права и социальные гарантии работников кадровой службы обеспечиваются в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

Pin
Send
Share
Send
Send