Помощь Юриста

Как правильно писать протокол собрания образец

Pin
Send
Share
Send
Send


Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

  • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия,
  • кто вёл протокол,
  • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании),
  • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание,
  • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

к протоколу конференции

трудового коллектива КГПУ

присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

23.03.2004 №/№Ф.И.О.Структурное подразделение, должностьЛичная подпись работника 1.2.3.4

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

Повестка дня:

1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

  1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
  2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
  3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
  4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

Содержание:

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Пример сокращённого протокола

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  • номер документа,
  • дата создания,
  • наименование организации,
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие,
  • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО),
  • данные по председателю совещания и секретаря,
  • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить),
  • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги,
  • результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета, совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

Особенности протокола

Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.

Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – ст. 399 ТК РФ.

Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст. 29, 31 ТК РФ.

За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.

Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – ст. 416 ТК РФ.

Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – ст. 37 ТК РФ.

Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

  • Общие условия труда,
  • Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
  • Перспективы обучения и продвижения по службе,
  • Правила техники безопасности,
  • Социальное обеспечение сотрудников,
  • Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. 183, 283 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.

Содержание протокола

Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

  • Дату, место и время его составления.
  • Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
  • Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
  • Повестка дня и её утверждение.
  • Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
  • Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
  • Подпись секретаря и председателя собрания.

Согласно ст. 37 ТК РФ единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.

Согласно ст. 399 ТК РФ Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

  1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  2. Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
  4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

  1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  3. Только общий смысл можно записывать в документе.
  4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  1. Темы обсуждения.
  2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
  2. Полное наименование организационной структуры.
  3. Каков вид документа о проведении собрания.
  4. Указать какое мероприятие проводится.
  5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  8. Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Бланк, обязательные разделы

Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

  • Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
  • Заголовок.
  • Дата и номер регистрации протокола.
  • Место (населенный пункт), где проводится совещание.
  • Вопросы (повестка дня).
  • Основная часть.
  • Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Заголовок протокола

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

Номер, дата, место проведения

Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

26.04.2016 год. ___________________№8

Место составления протокола – географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

  • В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
  • Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
  • Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
  • Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

  • Вопрос, вынесенный на совещание.
  • Докладчик по данному вопросу.
  • Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Основная часть

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

  • «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
  • «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
  • «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

  • Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
  • Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы?

Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

Протокол о проведении совещания при главе администрации

Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

Заполнение производится в следующем порядке:

  1. По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
  2. После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  3. Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  4. Перечислить, кто являлся слушателями.
  5. После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
  6. После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  7. В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии,
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе,
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

  1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  2. Далее дата и место проведения.
  3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
  4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
  6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

  1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
  4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
  5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  1. Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  2. Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  1. Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  2. Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  3. Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  4. Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Pin
Send
Share
Send
Send