Помощь Юриста

Как составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Pin
Send
Share
Send
Send


Одним из последних нововведений 2019 года стало принятие закона о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные книжки пока не отменяются, они будут использоваться наравне с электронными в течение некоторого времени. Работодатели обязаны оформить процедуру перехода в соответствии со всеми нормами действующего законодательства, одним из основных документов в этом деле является приказ о назначении лиц, ответственных за переходные мероприятия и подачу сведений о трудовой деятельности работников. Образец приказа об электронных трудовых книжках вы можете найти в конце этой статьи.

Что говорит действующее законодательство по поводу электронных трудовых книжек

Необходимость перехода на ЭТК утверждена законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ. Этот нормативный акт вступает в силу с 1 января 2020 года. Переход на электронный формат трудовых обязателен, но он будет происходить постепенно. На граждан, которые впервые поступят на работу не ранее 01.01.2021 г., трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде, а у остальных работников есть выбор.

До 30 июня 2020 года работодателю надо известить о предстоящих нововведениях каждого сотрудника персонально, направив ему письменное уведомление. С 2020 года работодателям придется формировать и подавать в ПФР новую персонифицированную отчетность СЗВ-ТД, которая будет содержать информацию о кадровых изменениях по каждому работнику (новая ст. 66.1 ТК РФ, ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019). Также придется внести изменения в локальные нормативные акты, связанные с ведением трудовых книжек.

Следует отметить, что каждый работник имеет право самостоятельно решать, в каком именно формате будет вестись его трудовая книжка (бумажном или электронном). Если сотрудник решит сохранить бумажную книжку, либо отказаться от ее ведения, ему необходимо написать соответствующее заявление. Если такое заявление от работника не будет получено, работодатель продолжит вести бумажную книжку вместе с ее электронным вариантом.

Схема пошагового перехода на электронные трудовые книжки:

До 30.06.2020 г. надо уведомить о предстоящих изменениях в письменном виде весь персонал.

Начиная с 2020 года, при наличии кадровых изменений надо подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Срок представления – 15 число месяца, следующего за месяцем изменений (приема/увольнения, перевода, подачи заявления о трудовой книжке и т.д.).

До 31.12.2020 г. все работники должны написать заявления о выборе формы трудовой книжки. По работникам, которые выбор до конца года так и не сделают, работодатель продолжит вести оба варианта ТК.

Работникам, которые сделали выбор в пользу ЭТК, необходимо выдать на руки бумажные книжки. При этом в документ надо внести запись о том, что гражданин подал заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном варианте.

Для реализации всех этих мероприятий составляется приказ о переходе на электронные трудовые книжки, в котором руководитель назначает ответственных за организацию и проведение перехода.

Приказ об электронных трудовых книжках

Приказ о введении электронных трудовых книжек работодатели могут издать уже в январе 2020 года. Унифицированная форма документа не утверждена, его можно оформлять в свободном формате. В приказе необходимо в т.ч. зафиксировать, кто именно из работников будет выполнять следующие функции:

Осуществлять подготовку отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД, выдаваемых работникам.

Уведомлять персонал о нововведениях в отношении трудовых книжек.

Собирать заявления, написанные сотрудниками организации.

Как составить приказ

Приказ об электронных трудовых книжках оформляется следующим образом:

В верхней части документа нужно указать полное наименование юридического лица или ИП, можно использовать фирменный бланк.

Далее необходимо прописать название документа и присвоенный ему номер (к примеру, «Приказ № 7-К»). Также здесь указывают заголовок документа, он должен отвечать на вопрос «О чем издается приказ?».

Затем указывают место и дату составления документа.

После этого надо прописать основание для составления приказа. К примеру, «Во исполнение ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019».

Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», затем надо отобразить суть распоряжения. К примеру, «Назначить ответственным за подготовку отчета СЗВ-ТД сотрудника кадровой службы Калинину О.Д.». Распоряжений руководителя о назначении ответственных может быть и несколько.

Приказ подписывает руководитель и все ознакомленные с приказом должностные лица, перечисленные в его тексте.

Документ необходимо зарегистрировать в специальном журнале. Образец приказа о введении электронных трудовых книжек приведен далее, его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.

Введение электронных трудовых книжек имеет ряд преимуществ. Такой документ невозможно потерять, ведь все сведения будут храниться в специальной базе. Работодатели смогут сократить издержки на покупку и хранение бланков трудовых книжек. Подделать ЭТК будет практически невозможно.

Трудовая книжка: бумажная или электронная?

Работник в любой момент, используя личный кабинет ПФР или портал «Госуслуги», может получить выписку из своей трудовой или оформить пенсию без похода в Пенсионный фонд.

При этом если человек хочет, чтобы его трудовая велась на бумаге, он имеет на это право. Необходимо только написать соответствующее заявление:

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

10 марта 2014 года №35

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки>
  • отпуска>
  • временной нетрудоспособности>
  • увольнения>
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе>
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них>
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг>
  4. Проверить запас бланков>
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия>
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Pin
Send
Share
Send
Send